Quem trabalha com Segurança do Trabalho sabe: a entrega, uso e controle dos Equipamentos de Proteção Individual vai além da obrigação legal, sendo um pilar para proteção dos colaboradores. E quando falo sobre registro e rastreabilidade, a ficha de EPI surge como aquela peça-chave que separa uma gestão organizada de uma vulnerável a autuações e riscos jurídicos.
Segundo dados recentes do Ministério do Trabalho e Emprego, só em 2024, o Brasil já ultrapassou 724 mil acidentes ocupacionais, sendo que 60% exigiram afastamentos de até 15 dias, e mais de 12% ultrapassaram esse prazo. Os principais afetados? Mãos, braços e pernas (referência aqui). Isso mostra o quanto o uso correto e o acompanhamento formal do EPI são decisivos.
A importância legal e prática do registro de EPI
Na minha experiência, muitos técnicos veem a ficha como mera burocracia, mas ela é, sem exagero, uma garantia. A ficha de EPI funciona como um comprovante legal de que todo equipamento de proteção foi entregue, informado e devidamente devolvido quando necessário.
A NR 6 deixa claro: o controle documental é imprescindível. Empresas que negligenciam esse ponto acabam expostas, seja em caso de acidente ou em fiscalizações, podendo sofrer penalidades sérias. O registro evita dúvidas sobre entrega, responsabiliza cada parte e demonstra real compromisso com a saúde e segurança dos trabalhadores.
Saúde, segurança e organização caminham juntas.
Sessão obrigatória de uma ficha: o que não pode faltar?
Sempre que analiso um modelo de ficha de entrega de EPI, busco garantir alguns campos fundamentais, que asseguram validade jurídica e rastreabilidade:
- Identificação do colaborador (nome completo, CPF, função, setor);
- Nome e especificação do equipamento (tipo, marca/modelo, número do CA);
- Datas de entrega, devolução e trocas, quando aplicável;
- Termo de ciência quanto ao uso, guarda e conservação do EPI;
- Assinatura do trabalhador e do responsável pela entrega.
Um detalhe muitas vezes negligenciado é o registro do CA (Certificado de Aprovação) para comprovar que o item está dentro do prazo de validade e é certificado conforme a legislação. Esses dados fazem toda a diferença no momento de uma análise ou mesmo numa auditoria.
Como montar (e adaptar) um modelo eficiente
Percebo que cada empresa tem suas necessidades. Por isso, sempre sugiro começar de um template padrão e adaptá-lo com campos extras, se a realidade pedir. Por exemplo, empresas do setor hospitalar costumam informar mais sobre os riscos associados ou inserir descrições adicionais sobre uso do equipamento.
Aqui vai uma estrutura base para personalizar:
- Logo da empresa e cabeçalho informativo;
- Dados completos do colaborador;
- Detalhes do EPI: tipo, marca, CA, quantidade;
- Campos para datas de entrega e devolução (quando houver);
- Termo de responsabilidade sobre uso correto;
- Assinaturas digital ou física;
- Campos extras: treinamento recebido, observações especiais.
A ficha pode (e deve) evoluir conforme surgem novas exigências, tecnologias e modelos de gestão.
O impacto do controle digital na gestão de EPIs
Já testemunhei empresas inteiras se perderem em pilhas de papéis, fichas ilegíveis e registros inconsistentes. Isso não acontece só nas pequenas. A falta de controle gera perdas, retrabalho, extravio de informações e até impactos financeiros. A digitalização da ficha de EPI atende não só à legislação, mas também simplifica a vida do TST e do RH.
Ao integrar a ficha no ambiente online, percebi ganhos claros:
- Registros permanentes e facilmente acessíveis;
- Integração automática com dados do colaborador, exames e treinamentos;
- Lembretes automáticos para renovação, trocas e conferências;
- Redução drástica do risco de perda de informação;
- Agilidade na geração de relatórios e auditorias;
- Facilidade de visualização do histórico do EPI de cada trabalhador.
No ChatTST, por exemplo, é possível controlar estoque, colaboradores e gerar essas fichas de forma automática, vinculando tudo a modelos prontos, facilitando também a entrega e assinatura digital dos documentos.
Dicas para manter registros atualizados e seguros
De nada adianta um bom modelo se o registro não reflete a situação real. Então, reuni algumas práticas fundamentais, que sempre me ajudaram:
- Preencher cada campo imediatamente após a entrega;
- Atualizar o formulário sempre que houver troca, devolução ou novo treinamento;
- Garantir backup dos documentos digitais em local seguro;
- Capacitar os responsáveis pela entrega sobre o processo e a importância da clareza da informação;
- Verificar regularmente datas de validade dos EPIs e renovar registros conforme necessário;
- Manter a comunicação transparente entre segurança do trabalho, RH e liderança operacional.
De acordo com levantamento da ISP-Brasil, 64% dos profissionais essenciais relataram falta de EPIs adequados durante a pandemia, reforçando a obrigação dos registros e acompanhamento constante para evitar riscos e processos judiciais.
Modelos prontos e templates: quando e como adaptar?
Nem sempre encontrar um único formulário atende às demandas variadas dos setores. Gosto de orientar pela personalização. Um modelo básico funciona como ponto de partida, mas é válido incluir informações adicionais, como registro de treinamentos obrigatórios (veja dicas em nosso guia completo sobre EPIs), datas de inspeção ou checklists integrados à ficha digital.
Empresas de saúde, por exemplo, enfrentam acidentes com material biológico: entre 2010 e 2016, mais de 73% das ocorrências envolveram profissionais do setor. E apenas 15% deles usavam três ou mais EPIs no momento do acidente (fonte detalhada). Adaptar os modelos de fichas e reforçar treinamentos salvan vidas.
E para quem busca ampliar o controle, integrar a ficha ao PGR (saiba como no nosso guia prático do PGR), acelerar o tratamento de desvios e organizar melhor toda a papelada, a digitalização hoje é o caminho mais sólido.
Boas práticas e tendências no registro moderno
As tendências apontam para uso de plataformas integradas, que centralizam tudo: estoque de EPI, documentos, colaboradores e APRs, como o ChatTST. Automatizar não é só agilizar processos, é garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas e que os dados estejam disponíveis para auditorias e atendimentos emergenciais.
Uma boa plataforma oferece:
- Personalização das nomenclaturas conforme termos da empresa;
- Modelos prontos adaptáveis a diferentes setores;
- Controle de estoques e alertas de validade;
- Dashboard com indicadores para tomada de decisão;
- Organização de documentos e integração de equipes;
- Relatórios automáticos e lembretes via canais conectados como WhatsApp;
- Tratamento facilitado de desvios e geração de provas documentais.
Para quem ainda sofre com papéis dispersos, recomendo conhecer estratégias para evitar erros de documentação acessando este conteúdo sobre falhas em registros de SST.
E não esqueça, sempre atualize as fichas com cada movimentação e renove procedimentos conforme as atualizações normativas da NR 6 e outras portarias relevantes.
Conclusão: digitalizar para garantir segurança e eficiência
Na minha jornada, vi o simples modelo de ficha de EPI salvar empresas de multas e, principalmente, proteger vidas. Manter registros bem preenchidos, atualizados e acessíveis é parte fundamental da estratégia de SST. Usar recursos online, como os disponíveis no ChatTST, potencializa resultados e traz mais tranquilidade para a rotina do técnico de segurança.
Bem-estar no trabalho requer método e ferramentas certas.
Se você quer aprimorar o controle dos seus EPIs, melhorar gestão dos documentos e ter mais segurança jurídica, experimente o ChatTST. Adote um parceiro que entende o seu dia a dia e esteja sempre à frente na proteção dos seus colaboradores.
Perguntas frequentes sobre ficha de EPI
O que é uma ficha de EPI?
A ficha de EPI é um documento formal que registra a entrega, devolução e uso de Equipamentos de Proteção Individual pelo trabalhador. Ela comprova que a empresa forneceu os equipamentos necessários e que o colaborador recebeu as orientações para utilizá-los corretamente, atendendo às exigências da NR 6.
Como preencher uma ficha de EPI online?
Para preencher uma ficha de EPI digital, basta acessar uma plataforma online, inserir os dados do colaborador, do equipamento, datas e inserir as assinaturas digitais. Sistemas como o ChatTST permitem esse preenchimento automático, integrando os dados ao cadastro dos funcionários e agilizando lançamentos e validação de informações.
Quais informações são obrigatórias na ficha?
As informações obrigatórias incluem nome, CPF e função do colaborador, nome e descrição do EPI (incluindo CA), datas de entrega e devolução, termo de ciência para uso, guarda e conservação, além das assinaturas do responsável e do funcionário.
Onde encontrar modelos prontos de ficha de EPI?
Modelos prontos podem ser encontrados em blogs especializados em Segurança do Trabalho, ferramentas digitais do setor e sistemas como o ChatTST, que geram a ficha de EPI automaticamente.
Como gerenciar fichas de EPI digitalmente?
O gerenciamento digital consiste em armazenar, atualizar e consultar as fichas em ambiente online, facilitando o acesso, evitando perdas e integrando outros dados, como validade dos EPIs, exames ou treinamentos. Plataformas modernas permitem gerar relatórios automáticos, notificações de vencimentos e integração com apps de comunicação.
